Hjälp och vanliga frågor

För medlemmar

Hur gör jag en felanmälan?

Gå till Felanmäl (⚠ i nedre menyn) → "Ny felanmälan", beskriv problemet och skicka. Du kan följa status och kommentera under samma ärende.

Hur bokar jag tvättstuga, bastu eller lokal?

Gå till Boka → välj resurs → välj dag och ledig tid → bekräfta. Du kan också fråga mig "är bastun ledig på lördag?" så kollar jag åt dig.

Hur avbokar jag?

Öppna Boka → dina kommande bokningar → Avboka. Eller be mig avboka din tid.

Var ser jag mina avier/avgifter?

Under Mer → Avier ser du dina avier och betalstatus.

Var hittar jag nyheter från styrelsen?

På Hem och under Mer → Nyheter. Viktiga saker får du även som notis.

Vad är anslagstavlan och hur skriver jag där?

Anslagstavlan (Mer → Anslagstavla) är för medlemmarna — grannforum. Tryck "+ Nytt inlägg", skriv rubrik + text, publicera. Du kan kommentera andras inlägg. Är grupper påslagna väljer du kategori (t.ex. Köp & sälj).

Hur ser jag kalendern / kommande händelser?

Kalender i nedre menyn visar möten, bokningar och föreningshändelser. Du kan exportera till din egen kalender (ICS).

Var ändrar jag mina uppgifter / kontaktinfo?

Mer → Min profil. Uppgifter om din bostad finns under Mer → Min bostad.

Hur når jag stämman / motioner?

Mer → Stämma: kallelse, dagordning, motioner och (under stämman) röstning.

Var finns föreningens dokument?

Mer → Dokument. Du kan också fråga mig, t.ex. "vad står i stadgarna om andrahandsuthyrning?".

Jag sitter i styrelsen — hur byter jag till styrelseläget?

Har du ett styrelseuppdrag finns "← Styrelse" uppe i appens huvud. Tryck där för att växla läge.

För styrelsen

Hur hanterar jag ett ärende?

Ärenden → öppna ärendet. Du kan tilldela ansvarig, sätta status, kommentera, lägga offert och koppla milstolpar. Medlemmen ser statusuppdateringar.

Hur skapar jag ett möte och skriver protokoll?

Möten → Nytt möte. Fyll dagordningen under Dagordning, närvaro under Deltagare. Protokollet byggs automatiskt av punkter/beslut/närvaro — justera under Protokoll-fliken, markera klart och skicka för signering till ordförande + sekreterare.

Hur spelar jag in och transkriberar ett möte?

I mötets Protokoll-flik: "🎙️ Spela in & transkribera" → spela in i appen eller ladda upp en ljudfil → byt namn på talarna → "Generera & spara protokoll". Enklast och stabilast: spela in med telefonens egna inspelnings-app (iPhone: Röstmemon, Android: den inbyggda Ljudinspelningen) — den fortsätter i bakgrunden även om du låser telefonen eller byter app — och ladda sedan upp filen här. Bäst resultat: lägg enheten centralt, en talar i taget. En dator funkar lika bra som mobil.

Hur spelar jag in en stämma i en stor sal med publik?

Finns ljudanläggning: spela in från mixerns inspelnings-/line-out, det är renast och fångar allt som sägs i mikrofonen. Annars: ställ en dator/recorder nära talarstolen och se till att alla som talar använder mikrofonen (inlägg från golvet utan mik blir svaga). Ladda upp filen efteråt. Räkna med att huvudrösterna (ordförande, föredragande) separeras bra, men inte varje åhörare i publiken. Beslut och röster förs i stämmo-modulen, inte via ljudet.

Vad kan jag förvänta mig av mötestranskriberingen?

Svensk text med talar-separation (diarization) som du namnger efteråt och kan generera ett protokoll-utkast ur. Kvaliteten beror mest på mikrofonens placering och att en talar i taget; talar-separation fungerar bäst för några få tydliga röster. Transkriberingen är stöd för den berättande delen — beslut, motioner och röster förs strukturerat i mötes-/stämmo-modulen.

Hur lägger jag till eller godkänner en medlem?

Medlemmar → hantera register, godkänn nya medlemsansökningar och koppla bostäder.

Hur publicerar jag en nyhet eller skickar utskick?

Nyheter → Ny nyhet (publik eller bara medlemmar). Utskick för riktade mejl. Publicerade nyheter notifierar medlemmarna.

Hur laddar jag upp dokument?

Navet Drive → Ladda upp fil. Sätt synlighet (publik/styrelse). Uppladdade dokument blir sökbara av mig (Abbott).

Hur lägger jag upp en bokningsbar resurs?

Bokning → skapa resurs (tvättstuga, bastu, lokal), sätt öppettider och regler.

Hur fungerar anslagstavlan och moderering?

Anslagstavlan är medlemmarnas. Styrelsen modererar inte automatiskt — moderering är en utsedd roll. Under Anslagstavla → Moderatorer utser du moderatorer (vem som helst, även vanlig medlem). Under Grupper kan du dela in tavlan i kategorier.

Hur ser jag föreningens ekonomi och skickar avgifter?

Ekonomi-vyerna visar status; avgifter skapas som fakturor hos er kopplade bokförings-tjänst (Fortnox/Visma). Kräver ekonomi-behörighet.

Kan vi använda föreningens nuvarande e-postadress i Navet?

Ja. Inställningar → Email → "Koppla in en befintlig e-postadress": skriv adressen (t.ex. styrelsen@brfsolrosen.se eller en Gmail-adress) och lösenordet, tryck Koppla in. Navet testar inloggningen och läser/skickar sedan mailen via IMAP/SMTP. Mailen ligger kvar hos er nuvarande leverantör, ni behöver inte flytta eller registrera domänen hos oss, och det räknas inte mot de 5 konton som ingår. Gmail, iCloud och Microsoft 365 kräver app-lösenord (ett engångslösenord ni skapar hos dem), inte ert vanliga lösenord. Servernamnen fylls i automatiskt för kända leverantörer och kan ändras under "Serverinställningar".

Ska vi köpa e-post av Navet eller koppla in den vi har?

Båda går. Köp av Navet (Inställningar → Email → Nytt e-postkonto) om ni vill ha nya adresser på föreningens domän: vi skapar brevlådan, sköter lösenord och DKIM, 5 konton ingår. Koppla in befintlig om ni redan har fungerande adresser och vill behålla dem, då rör vi inte er nuvarande lösning. Ni kan ha båda samtidigt.

Vi bytte lösenord hos vår mailleverantör och webmailen slutade fungera, vad gör vi?

Inställningar → Email → kontot → "Uppdatera lösenord" och skriv det nya. Navet testar inloggningen och sparar den krypterat. "Koppla bort" tar bort kopplingen i Navet utan att röra brevlådan hos leverantören.

Hur gör vi en debiteringslängd?

Ekonomi → Debiteringslängd. Ange uttaxeringsår och förfallodag, så fördelas beloppen efter fastigheternas andelstal, per kostnadspost när avgiften har en (väg, vatten, sopor). Längden skapas som utkast. När stämman fastställt den väljer ni stämman i listan och trycker Fastställ: då låses raderna, handlingen arkiveras som PDF i Drive och den går inte längre att ändra. Det är avsiktligt, eftersom uttaxering enligt en fastställd debiteringslängd är verkställbar hos Kronofogden och därför måste se likadan ut i efterhand.

Vilka regler gäller för en samfällighet i Navet?

Samfällighetsföreningar styrs av lagen om förvaltning av samfälligheter och anläggningslagen, inte av bostadsrättslagen, och registreras hos Lantmäteriet i stället för Bolagsverket. I Navet betyder det tre saker: enheterna heter fastigheter och inte lägenheter, andelstal kan sättas per kostnadspost enligt anläggningsbeslutet, och rösträttsmodellen sätts under Inställningar → Röstning till huvudtal (en röst per fastighet) eller andelstal (proportionellt, med lagens begränsning att ingen medlem får ha mer än en femtedel av de närvarandes röstetal).

Säkerhetskopieras vår e-post?

Ja. Brevlådor som Navet satt upp på föreningens domän kopieras löpande till vår säkerhetskopia, eftersom mailleverantören själv bara har redundans mot maskinhaveri och ingen backup att återställa från. Kopian speglar brevlådan: raderar ni ett mejl försvinner det ur kopian efter 30 dagar, så ett misstag går att rädda utan att vi bygger ett arkiv över post ni trott er ha raderat. Externa brevlådor ni kopplat in (Gmail, er nuvarande leverantör) kopieras INTE — de ligger hos er leverantör och omfattas av deras villkor.

Vad händer med mailen om vi tar bort en brevlåda?

Hela brevlådan arkiveras automatiskt till Navet Drive som en ZIP med alla mejl i .eml-format innan den tas bort, och stora lådor delas i flera filer. Går arkiveringen inte igenom raderas ingenting. Arkivet får synligheten Styrelsen och ligger kvar i Drive som vilken fil som helst.

Säkerhetskopieras våra dokument och vår data?

Ja. Databasen dumpas varje natt och filerna i Navet Drive kopieras löpande till en separat säkerhetskopia. Fil-backupen är additiv, alltså raderas inget ur den, vilket skyddar mot att någon råkar ta bort en fil.

Vad kan jag fråga Abbott om?

Fråga mig om ärenden, möten, dokument, bokningar, anslagstavlan och hur appen fungerar. Jag söker i föreningens dokument och kan kolla live-data (t.ex. lediga tider).

Guide: koppla in föreningens befintliga e-post

Har föreningen redan en e-postadress, hos ett webbhotell, Gmail, Microsoft 365 eller någon annan, kan ni läsa och skicka den direkt i Navet. Mailen ligger kvar hos er leverantör: Navet loggar bara in åt er, precis som mobilens e-postapp gör. Ni behöver inte flytta domänen och det räknas inte mot de e-postkonton som ingår.

Innan ni börjar

• Ni behöver adressen och lösenordet till brevlådan.
• Använder ni Gmail, iCloud eller Microsoft 365: skapa först ett app-lösenord hos dem (Google-kontot → Säkerhet → App-lösenord, Apple-ID → Inloggning och säkerhet, respektive Microsoft-kontots säkerhetsinställningar). Det vanliga lösenordet blockeras av leverantören.
• Rollen styrelse-admin krävs.

Så gör ni

1. Gå till Inställningar → Email i styrelseläget.
2. Under Koppla in en befintlig e-postadress: tryck + Koppla in adress.
3. Skriv e-postadressen och lösenordet. Servernamnen fylls i automatiskt för kända leverantörer.
4. Tryck Koppla in. Navet testar inloggningen direkt och sparar lösenordet krypterat först när testet gått igenom.
5. Klart: adressen dyker upp i listan märkt Extern och kan öppnas under Mail.

Om inloggningen inte går igenom

• Fel servernamn. Öppna Serverinställningar i formuläret och fyll i de värden er leverantör anger för IMAP (inkommande, port 993) och SMTP (utgående, port 587). De står i leverantörens guide för "e-post i mobilen".
• Användarnamnet skiljer sig från adressen. Vissa webbhotell använder ett kontonamn i stället, fyll i det under Serverinställningar.
• IMAP avstängt. Företagskonton i Microsoft 365 har ibland IMAP avstängt av IT-ansvarig och måste slås på först.
• Lösenordet bytt hos leverantören. Använd Uppdatera lösenord på kontot i listan.

Vill ni i stället ha nya adresser på föreningens domän?

Det gör ni på samma sida under E-postkonton: Navet skapar brevlådan, sköter lösenord och e-postsäkerhet (DKIM), och fem konton ingår. De två sätten fungerar parallellt, ni kan ha både nya Navet-konton och inkopplade befintliga adresser.

Sluta använda kopplingen

Koppla bort tar bort kopplingen i Navet. Brevlådan och all post ligger kvar orörd hos er leverantör, och ni kan koppla in den igen när ni vill.